Δημιουργία ευρετηρίου
Υποστήριξη για αρχεία OST: Εκτός από τα αρχεία PST, το DocFetcher Pro και το DocFetcher Server μπορούν επίσης να διαβάσουν αρχεία OST. Ωστόσο, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι τα αρχεία OST είναι στην πραγματικότητα απλώς αρχεία προσωρινής αποθήκευσης όπου το Outlook αποθηκεύει προσωρινά ένα μέρος των δεδομένων από έναν διαδικτυακό λογαριασμό για χρήση εκτός σύνδεσης. Επομένως, εάν δημιουργήσετε ευρετήριο για αρχεία OST, θα διαπιστώσετε ότι πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα που θα περιμένατε να δείτε απλώς δεν υπάρχουν εκεί. Τα αρχεία PST είναι αυτά που χρησιμοποιεί το Outlook για πλήρη, μακροπρόθεσμη αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως προτιμήστε πάντα τη δημιουργία ευρετηρίου για αρχεία PST έναντι αρχείων OST όπου είναι δυνατόν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία PST και OST, και οδηγίες για το πώς να εξάγετε σε αρχεία PST, δείτε αυτή τη σελίδα από τη Microsoft.
Χειρισμός αρχείων PST και OST ως αρχείων συμπίεσης: Το DocFetcher χειρίζεται τα αρχεία PST ως ένα ειδικό είδος πηγής δεδομένων. Αντίθετα, το DocFetcher Pro και το DocFetcher Server χειρίζονται τα αρχεία PST και OST σαν να ήταν αρχεία συμπίεσης, στην αρχή δεν διαφέρουν από τα αρχεία zip, 7z ή rar. Αυτό έχει δύο σημαντικά πλεονεκτήματα:
- Δημιουργία ευρετηρίου σε ομάδες για αρχεία PST και OST: Στο DocFetcher, ο μόνος τρόπος για να δημιουργήσετε ευρετήριο για δώδεκα ή ακόμη και εκατό αρχεία PST είναι να τα επιλέξετε για ευρετηριοποίηση ένα προς ένα. Στο DocFetcher Pro και το DocFetcher Server, επειδή τα αρχεία PST και OST είναι απλώς αρχεία, μπορείτε απλώς να επιλέξετε τον γονικό φάκελο που περιέχει όλα αυτά τα αρχεία και να τα ευρετηριοποιήσετε όλα με μία κίνηση.
- Δημιουργία ευρετηρίου για συμπιεσμένα αρχεία PST και OST: Στο DocFetcher Pro και το DocFetcher Server, επειδή τα αρχεία PST και OST είναι απλώς αρχεία, είναι πλήρως ενσωματωμένα με την ικανότητα του προγράμματος να διασχίζει αρχεία σε αυθαίρετο επίπεδο εμφωλευμένων αρχείων. Σε συγκεκριμένους όρους, αυτό σημαίνει ότι το DocFetcher Pro και το DocFetcher Server μπορούν για παράδειγμα να διαβάσουν ένα αρχείο PST μέσα σε ένα αρχείο zip, το οποίο με τη σειρά του βρίσκεται μέσα σε ένα αρχείο 7z, το οποίο με τη σειρά του... και ούτω καθεξής. Κάτι σαν αυτό: C:\...\αρχείο1.7z\αρχείο2.zip\Outlook.pst Αυτό είναι κάτι που δεν είναι δυνατόν με το DocFetcher· το τελευταίο μπορεί να χειριστεί μόνο μη συμπιεσμένα αρχεία PST.
Δημιουργία ευρετηρίου για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με περιεχόμενο μόνο HTML ή RTF: Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνήθως περιέχουν είτε περιεχόμενο απλού κειμένου, περιεχόμενο HTML, περιεχόμενο RTF, ή οποιονδήποτε συνδυασμό αυτών. Το DocFetcher μπορεί να διαβάσει μόνο περιεχόμενο απλού κειμένου, επομένως εάν για παράδειγμα ένα μήνυμα έχει μόνο περιεχόμενο HTML και κανένα περιεχόμενο απλού κειμένου, τότε το DocFetcher αποτυγχάνει να εξαγάγει οποιοδήποτε κείμενο από το περιεχόμενο. Ως συνέπεια, το μήνυμα πιθανώς δεν θα εμφανιστεί ποτέ στα αποτελέσματα αναζήτησης. Αντίθετα, το DocFetcher Pro και το DocFetcher Server θα προσπαθήσουν πρώτα να διαβάσουν το περιεχόμενο απλού κειμένου του μηνύματος. Εάν το περιεχόμενο απλού κειμένου δεν υπάρχει, το περιεχόμενο HTML χρησιμοποιείται ως εφεδρικό. Εάν το περιεχόμενο HTML επίσης δεν υπάρχει, τότε το περιεχόμενο RTF χρησιμοποιείται ως εφεδρικό.
Δημιουργία ευρετηρίου για συνημμένα αρχεία: Το DocFetcher μπορεί να δημιουργήσει ευρετήριο για συνημμένα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με μία σημαντική επιφύλαξη: Δεν μπορεί να κοιτάξει μέσα σε αρχεία συμπίεσης. Έτσι για παράδειγμα, εάν κατά τη δημιουργία ευρετηρίου δει ένα μήνυμα στο οποίο είναι συνημμένα ένα αρχείο PDF και ένα αρχείο zip, το μήνυμα και το αρχείο PDF ευρετηριοποιούνται, ενώ ό,τι βρίσκεται μέσα στο αρχείο zip εξαιρείται. Στο DocFetcher Pro και το DocFetcher Server, τα περιεχόμενα του αρχείου zip ευρετηριοποιούνται επίσης, και ακόμη και απεριόριστα επίπεδα εμφωλευμένων αρχείων υποστηρίζονται, π.χ., ένα αρχείο 7z μέσα στο αρχείο zip.
Αποτελέσματα
Επικάλυψη εικονιδίου για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα: Στο πλαίσιο αποτελεσμάτων του DocFetcher Pro και του DocFetcher Server, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα έχουν μια επιπλέον επικάλυψη πάνω στα εικονίδιά τους για να υποδείξουν την παρουσία των συνημμένων:
Προεπισκόπηση
Γραμμή συνημμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Στην προεπισκόπηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του DocFetcher Pro, εάν το εν λόγω μήνυμα έχει συνημμένα, εμφανίζεται μια γραμμή συνημμένων στο κάτω μέρος της προεπισκόπησης, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης. Κάνοντας αριστερό κλικ σε ένα συνημμένο το ανοίγει στον εξωτερικό προβολέα που συσχετίζεται με τον τύπο αρχείου. Κάνοντας δεξί κλικ ανοίγει ένα μενού περιβάλλοντος με ενέργειες "Άνοιγμα", "Αποθήκευση ως", "Άνοιγμα όλων" και "Αποθηκεύω όλα". Εάν το συνολικό πλάτος των στοιχείων ελέγχου συνημμένων είναι μεγαλύτερο από τον διαθέσιμο οριζόντιο χώρο, μπορείτε να σύρετε τη γραμμή συνημμένων αριστερά και δεξιά για να αποκαλύψετε κρυμμένα συνημμένα. Το DocFetcher Server έχει επί του παρόντος την ίδια γραμμή συνημμένων, αλλά με λιγότερη λειτουργικότητα: Μπορείτε να κατεβάσετε μόνο ένα συνημμένο τη φορά, και αντί για υποστήριξη σύρσιμου υπάρχει μια οριζόντια γραμμή κύλισης. Server Δεν διατίθεται στο DocFetcher Server
