अनुक्रमणिका निर्माण

OST फ़ाइलों के लिए समर्थन: PST फ़ाइलों के अलावा, DocFetcher Pro और DocFetcher Server OST फ़ाइलें भी पढ़ सकते हैं। हालाँकि, आपको पता होना चाहिए कि OST फ़ाइलें वास्तव में केवल कैश फ़ाइलें होती हैं जहाँ Outlook अस्थायी रूप से ऑफ़लाइन उपयोग के लिए एक ऑनलाइन खाते से डेटा का कुछ हिस्सा संग्रहीत करता है। इस प्रकार, यदि आप OST फ़ाइलों को अनुक्रमित करते हैं, तो आप पाएंगे कि कई ईमेल और ईमेल अटैचमेंट जिन्हें आप देखने की उम्मीद करते हैं, वे बस वहां नहीं हैं। PST फ़ाइलें वे हैं जिनका उपयोग Outlook ईमेल के पूर्ण, दीर्घकालिक भंडारण के लिए करता है, इसलिए जहाँ भी संभव हो, हमेशा OST फ़ाइलों को अनुक्रमित करने के बजाय PST फ़ाइलों को अनुक्रमित करना पसंद करें। PST और OST फ़ाइलों के बारे में अधिक जानकारी और PST फ़ाइलों में निर्यात करने के निर्देशों के लिए, Microsoft का यह पृष्ठ देखें।

PST और OST फ़ाइलों को पुरालेख के रूप में संभालना: DocFetcher PST फ़ाइलों को एक विशेष प्रकार के डेटा स्रोत के रूप में संभालता है। इसके विपरीत, DocFetcher Pro और DocFetcher Server PST और OST फ़ाइलों को ऐसे संभालते हैं जैसे कि वे पुरालेख फ़ाइलें हों, सिद्धांत रूप में zip, 7z या rar फ़ाइलों से अलग नहीं। इसके दो महत्वपूर्ण लाभ हैं:

1. PST और OST फ़ाइलों का बैच अनुक्रमण: DocFetcher में, एक दर्जन या सौ PST फ़ाइलों को अनुक्रमित करने का एकमात्र तरीका उन्हें एक-एक करके अनुक्रमण के लिए चुनना है। DocFetcher Pro और DocFetcher Server में, चूँकि PST और OST फ़ाइलें केवल पुरालेख हैं, आप बस इन सभी फ़ाइलों वाले मूल फ़ोल्डर का चयन कर सकते हैं और उन सभी को एक ही बार में अनुक्रमित कर सकते हैं।
2. संपीड़ित PST और OST फ़ाइलों का अनुक्रमण: DocFetcher Pro और DocFetcher Server में, चूँकि PST और OST फ़ाइलें केवल पुरालेख हैं, वे प्रोग्राम की पुरालेख नेस्टिंग के किसी भी स्तर तक पुरालेखों को पार करने की क्षमता के साथ पूरी तरह से एकीकृत हैं। ठोस शब्दों में, इसका मतलब है कि DocFetcher Pro और DocFetcher Server उदाहरण के लिए एक ज़िप पुरालेख के अंदर एक PST फ़ाइल पढ़ सकते हैं, जो बदले में एक 7z पुरालेख के अंदर है, जो बदले में… और इसी तरह। कुछ इस तरह: C:\...\पुरालेख1.7z\पुरालेख2.zip\Outlook.pst यह कुछ ऐसा है जो DocFetcher के साथ संभव नहीं है; बाद वाला केवल असम्पीडित PST फ़ाइलों को संभाल सकता है।

केवल HTML या RTF सामग्री वाले ईमेल का अनुक्रमण: ईमेल में आमतौर पर या तो सादा पाठ सामग्री, HTML सामग्री, RTF सामग्री, या इनमें से कोई भी संयोजन होता है। DocFetcher केवल सादा पाठ सामग्री पढ़ सकता है, इसलिए यदि उदाहरण के लिए किसी ईमेल में केवल HTML सामग्री है और कोई सादा पाठ सामग्री नहीं है, तो DocFetcher सामग्री से कोई भी पाठ निकालने में विफल रहता है। परिणामस्वरूप, ईमेल खोज परिणामों में कभी नहीं दिखाई देगा। इसके विपरीत, DocFetcher Pro और DocFetcher Server पहले ईमेल की सादा पाठ सामग्री को पढ़ने का प्रयास करेंगे। यदि सादा पाठ सामग्री मौजूद नहीं है, तो HTML सामग्री का उपयोग फ़ॉलबैक के रूप में किया जाता है। यदि HTML सामग्री भी मौजूद नहीं है, तो RTF सामग्री का उपयोग फ़ॉलबैक के रूप में किया जाता है।

पुरालेख अनुलग्नकों का अनुक्रमण: DocFetcher ईमेल अनुलग्नकों को अनुक्रमित कर सकता है, एक महत्वपूर्ण चेतावनी के साथ: यह पुरालेख फ़ाइलों के अंदर नहीं देख सकता है। तो उदाहरण के लिए, यदि अनुक्रमण के दौरान यह एक ईमेल देखता है जिसमें एक PDF फ़ाइल और एक ज़िप फ़ाइल संलग्न है, तो ईमेल और PDF फ़ाइल को अनुक्रमित किया जाता है, जबकि ज़िप फ़ाइल के अंदर जो कुछ भी है उसे बाहर रखा जाता है। DocFetcher Pro और DocFetcher Server में, ज़िप फ़ाइल की सामग्री को भी अनुक्रमित किया जाता है, और यहाँ तक कि पुरालेख नेस्टिंग के असीमित स्तर भी समर्थित हैं, उदा., ज़िप फ़ाइल के अंदर एक 7z फ़ाइल।

परिणाम

अनुलग्नकों वाले ईमेल के लिए आइकन ओवरले: DocFetcher Pro और DocFetcher Server के परिणाम पैनल में, अनुलग्नकों वाले ईमेल में अनुलग्नकों की उपस्थिति को इंगित करने के लिए उनके आइकन पर एक अतिरिक्त ओवरले होता है:

प्रीव्यू

ईमेल अनुलग्नक बार: DocFetcher Pro के ईमेल प्रीव्यू में, यदि विचाराधीन ईमेल में अनुलग्नक हैं, तो प्रीव्यू के नीचे एक अनुलग्नक बार प्रदर्शित होता है, जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। किसी अनुलग्नक पर बायाँ-क्लिक करने से यह फ़ाइल प्रकार से जुड़े बाहरी व्यूअर में खुल जाता है। दायाँ-क्लिक करने से “खोलें”, “सहेजना बतौर”, “सभी खोलें” और “सभी सहेजना” क्रियाओं के साथ एक संदर्भ मेनू खुलता है। यदि अनुलग्नक नियंत्रणों की कुल चौड़ाई उपलब्ध क्षैतिज स्थान से अधिक है, तो आप छिपे हुए अनुलग्नकों को प्रकट करने के लिए अनुलग्नक बार को बाएँ और दाएँ खींच सकते हैं। DocFetcher Server में वर्तमान में वही अनुलग्नक बार है, लेकिन कम कार्यक्षमता के साथ: आप एक बार में केवल एक अनुलग्नक डाउनलोड कर सकते हैं, और ड्रैग समर्थन के बजाय एक क्षैतिज स्क्रॉलबार है। Server Not available in DocFetcher Server