Indeksering
Støtte for OST-filer: I tillegg til PST-filer kan DocFetcher Pro og DocFetcher Server også lese OST-filer. Du bør imidlertid vite at OST-filer egentlig bare er cache-filer der Outlook midlertidig lagrer noe av dataene fra en online-konto for offline bruk. Derfor vil du oppdage at mange e-poster og e-postvedlegg du forventer å se rett og slett ikke er der hvis du indekserer OST-filer. PST-filer er det Outlook bruker for fullstendig, langtidslagring av e-poster, så foretrekk alltid å indeksere PST-filer fremfor OST-filer når det er mulig. For mer informasjon om PST- og OST-filer, og instruksjoner om hvordan du eksporterer til PST-filer, se denne siden fra Microsoft.
Håndtering av PST- og OST-filer som arkiver: DocFetcher håndterer PST-filer som en spesiell type datakilde. I motsetning til dette håndterer DocFetcher Pro og DocFetcher Server PST- og OST-filer som om de var arkivfiler, i prinsippet ikke annerledes enn zip-, 7z- eller rar-filer. Dette har to betydelige fordeler:
- Batch-indeksering av PST- og OST-filer: I DocFetcher er den eneste måten å indeksere et dusin eller til og med hundre PST-filer å velge dem for indeksering én om gangen. I DocFetcher Pro og DocFetcher Server, siden PST- og OST-filer bare er arkiver, kan du bare velge den overordnede mappen som inneholder alle disse filene og indeksere dem alle på én gang.
- Indeksering av komprimerte PST- og OST-filer: I DocFetcher Pro og DocFetcher Server, siden PST- og OST-filer bare er arkiver, er de fullt integrert med programmets evne til å traversere arkiver til et vilkårlig nivå av arkivnesting. I konkrete termer betyr dette at DocFetcher Pro og DocFetcher Server for eksempel kan lese en PST-fil inne i et zip-arkiv, som igjen er inne i et 7z-arkiv, som igjen… og så videre. Noe slikt som dette: C:\...\arkiv1.7z\arkiv2.zip\Outlook.pst Dette er noe som ikke er mulig med DocFetcher; sistnevnte kan bare håndtere ukomprimerte PST-filer.
Indeksering av e-poster med kun HTML- eller RTF-innhold: E-poster inneholder vanligvis enten ren tekstinnhold, HTML-innhold, RTF-innhold, eller en kombinasjon av disse. DocFetcher kan bare lese ren tekstinnhold, så hvis for eksempel en e-post bare har HTML-innhold og ikke ren tekstinnhold, så mislykkes DocFetcher i å ekstraktere tekst fra innholdet. Som en konsekvens vil e-posten sannsynligvis aldri dukke opp i søkeresultatene. I motsetning til dette vil DocFetcher Pro og DocFetcher Server først prøve å lese e-postens rene tekstinnhold. Hvis ren tekstinnhold ikke er tilstede, brukes HTML-innhold som reserve. Hvis HTML-innhold heller ikke er tilstede, brukes RTF-innhold som reserve.
Indeksering av arkivvedlegg: DocFetcher kan indeksere e-postvedlegg, med ett viktig forbehold: Det kan ikke se inne i arkivfiler. Så for eksempel, hvis det under indeksering ser en e-post som har en PDF-fil og en zip-fil vedlagt, blir e-posten og PDF-filen indeksert, mens det som er inne i zip-filen blir ekskludert. I DocFetcher Pro og DocFetcher Server blir innholdet i zip-filen også indeksert, og til og med ubegrensede nivåer av arkivnesting støttes, f.eks. en 7z-fil inne i zip-filen.
Resultater
Ikonoverlegg for e-poster med vedlegg: I resultatpanelet til DocFetcher Pro og DocFetcher Server har e-poster med vedlegg et ekstra overlegg over ikonene sine for å indikere tilstedeværelsen av vedleggene:
Forhåndsvisning
E-postvedleggslinje: I e-postforhåndsvisningen til DocFetcher Pro, hvis e-posten det gjelder har vedlegg, vises en vedleggslinje nederst i forhåndsvisningen, som vist i følgende skjermbilde. Venstreklikk på et vedlegg åpner det i den eksterne viseren som er tilknyttet filtypen. Høyreklikk åpner en kontekstmeny med “Åpne”, “Lagre som”, “Åpne alle” og “Lagre alle” handlinger. Hvis den totale bredden på vedleggskontrollene er større enn den tilgjengelige horisontale plassen, kan du dra vedleggslinjen til høyre og venstre for å avsløre skjulte vedlegg. DocFetcher Server har for øyeblikket samme vedleggslinje, men med mindre funksjonalitet: Du kan bare laste ned ett vedlegg om gangen, og i stedet for dra-støtte er det en horisontal rullefelt. Server Not available in DocFetcher Server
