Αυτή η σελίδα είναι μια επισκόπηση όλων των κύριων χαρακτηριστικών του DocFetcher Pro και του DocFetcher Server, προορισμένη για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με το DocFetcher. Αν είστε, μπορεί να βρείτε τη σελίδα Σύγκριση και τις υποσελίδες της πιο χρήσιμες.
Όλα τα στιγμιότυπα οθόνης παρακάτω δείχνουν τη διεπαφή χρήστη του DocFetcher Pro. Η διαδικτυακή διεπαφή του DocFetcher Server μοιάζει παρόμοια και είναι ενσωματωμένη μέσα σε ένα παράθυρο προγράμματος περιήγησης.
Η Διεπαφή Χρήστη
Όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης παραπάνω, το κύριο παράθυρο του DocFetcher Pro αποτελείται από τα εξής μέρη:
- Πεδίο αναζήτησης: Εισάγετε εδώ τις λέξεις που θέλετε να αναζητήσετε.
- Πλαίσιο αποτελεσμάτων: Τα αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζονται εδώ. Αυτά είναι τα αρχεία, οι φάκελοι ή τα emails του Outlook που περιέχουν τις λέξεις που εισαγάγατε στο πεδίο αναζήτησης.
- Παράθυρο προεπισκόπησης: Δείχνει μια προεπισκόπηση μόνο κειμένου του αρχείου ή του email του Outlook που είναι επιλεγμένο στο πλαίσιο αποτελεσμάτων. Οι αντιστοιχίες στο κείμενο τονίζονται.
- Φίλτρο Μικρότερη/μεγαλύτερη Διάσταση Αρχείου: Τα αποτελέσματα αναζήτησης μπορούν να φιλτραριστούν εδώ κατά ελάχιστο και/ή μέγιστο μέγεθος αρχείου. Free Available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Not available in DocFetcher Server
- Πλαίσιο Τύποι περιέκτη: Ορίστε εδώ αν οι φάκελοι και τα αρχεία θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Στο DocFetcher, οι φάκελοι και τα αρχεία δεν συμπεριλαμβάνονται στα αποτελέσματα αναζήτησης, μόνο τα αρχεία και τα emails του Outlook. Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Available in DocFetcher Server
- Πλαίσιο τύπων εγγράφων: Τα αποτελέσματα αναζήτησης μπορούν να φιλτραριστούν εδώ κατά τύπο αρχείου.
- Πλαίσιο προσαρμοσμένων τύπων: Μια εναλλακτική στο πλαίσιο τύπων εγγράφων. Εδώ μπορείτε να ορίσετε τους δικούς σας τύπους αρχείων για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα αναζήτησης. Οι ορισμοί βασίζονται στη αντιστοίχιση μοτίβων χαρακτήρων υποκατάστασης ή κανονικών εκφράσεων με ονόματα αρχείων. Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Not available in DocFetcher Server
- Πλαίσιο πεδίου αναζήτησης: Αυτό το πλαίσιο έχει δύο σκοπούς: Φιλτράρισμα των αποτελεσμάτων αναζήτησης κατά τοποθεσία, και διαχείριση των «ευρετηρίων» σας, τα οποία εξηγούνται παρακάτω. Τα ευρετήρια μπορούν να προστεθούν, να ενημερωθούν και να αφαιρεθούν. Κάθε ευρετήριο αντιστοιχεί σε κάποια τοποθεσία στον υπολογιστή σας που μπορεί να αναζητηθεί.
- Διάφορα στοιχεία ελέγχου: Τα τρία στοιχεία ελέγχου στα δεξιά του κουμπιού Αναζήτηση είναι: ο αριθμός των αποτελεσμάτων αναζήτησης που είναι επί του παρόντος ορατά, ένα κουμπί για το άνοιγμα του εγχειριδίου χρήσης, και ένα κουμπί για το άνοιγμα των προτιμήσεων του προγράμματος.
Ισχυρή Σύνταξη Ερωτήματος
Το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει ένα παράδειγμα των ειδών σύνθετων ερωτημάτων αναζήτησης που μπορείτε να εισάγετε στο DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server. Το παράδειγμα ερωτήματος σημαίνει: Βρες όλα τα έγγραφα που περιέχουν (1) τη φράση “reproduction or redistribution”, και (2) τις λέξεις “documentation” και “agreement” το πολύ τρεις λέξεις μακριά.
Η σύνταξη ερωτήματος τροφοδοτείται από την υποκείμενη μηχανή αναζήτησης Apache Lucene. Εδώ είναι μια γρήγορη επισκόπηση των κύριων χαρακτηριστικών της:
- Λογικοί τελεστές: (σκύλος OR γάτα) AND ποντίκι NOT άλογο
- Αναζήτηση φράσης, δηλαδή εύρεση λέξεων σε συγκεκριμένη σειρά: "σκύλος γάτα ποντίκι"
- Απαιτούμενοι όροι: +σκύλος +γάτα
- Χαρακτήρες υποκατάστασης: Χαρακτήρες τοποθέτησης * και ? για αντιστοίχιση ‘μηδέν ή περισσότερων’ χαρακτήρων και ‘ακριβώς ενός’ χαρακτήρα, αντίστοιχα. Παραδείγματα:
- luc? ταιριάζει με lucy, luca, …
- luc* ταιριάζει με luc, lucy, luck, lucene, …
- *ene* ταιριάζει με lucene, energy, generator, …
- Ασαφής αναζήτηση, δηλαδή εύρεση λέξεων που είναι παρόμοιες με μια δεδομένη λέξη. Για παράδειγμα, η αναζήτηση για roam~ θα εμφανίσει έγγραφα που περιέχουν λέξεις όπως foam και roams.
- Αναζήτηση εγγύτητας, δηλαδή εύρεση λέξεων που δεν απέχουν περισσότερο από έναν συγκεκριμένο αριθμό λέξεων. Παράδειγμα: "documentation agreement"~3
Αναζήτηση Βασισμένη σε Ευρετήριο
Αναζήτηση βασισμένη σε ευρετήριο: Το DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server αναζητούν λέξεις στο όνομα και τα περιεχόμενα των αρχείων, καθώς και στα πεδία και το κύριο σώμα των emails του Outlook. Ωστόσο, για λόγους αποδοτικότητας, η αναζήτηση τρέχει σε λεγόμενα ευρετήρια, και όχι απευθείας στα αρχεία και τα emails. Ένα ευρετήριο είναι ουσιαστικά ένα λεξικό όπου το πρόγραμμα μπορεί να αναζητήσει γρήγορα για οποιαδήποτε δεδομένη λέξη ποια αρχεία ή emails περιέχουν αυτή τη λέξη.
Συμβιβασμός: γρήγορη αναζήτηση και δημιουργία ευρετηρίου: Η αναζήτηση βασισμένη σε ευρετήριο είναι μια εξαιρετική ιδέα γιατί είναι κατά τάξεις μεγέθους γρηγορότερη από την αναζήτηση χωρίς ευρετήρια: το DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server μπορούν συνήθως να βρουν χιλιάδες αρχείων που ταιριάζουν σε λιγότερο από ένα δευτερόλεπτο. Το κύριο μειονέκτημα είναι ότι τα ευρετήρια πρέπει να δημιουργηθούν πρώτα — μια διαδικασία γνωστή ως κατασκευή ευρετηρίου — και αυτό μπορεί να πάρει κάποιο χρόνο ανάλογα με τον συνολικό αριθμό αρχείων και emails, και τα ατομικά τους μεγέθη.
Γρήγορη κατασκευή ευρετηρίου και φιλοσοφία “δημιούργησε ευρετήριο μόνο για αυτό που χρειάζεσαι”: Το μειονέκτημα της ανάγκης δημιουργίας ευρετηρίου ανακουφίζεται από το γεγονός ότι η κατασκευή ευρετηρίου στο DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server είναι αρκετά γρήγορη: 200 αρχεία το λεπτό είναι μια κανονική ταχύτητα κατασκευής ευρετηρίου. Επιπλέον, τα τρία προγράμματα ακολουθούν μια φιλοσοφία “δημιούργησε ευρετήριο μόνο για αυτό που χρειάζεσαι”: Από την αρχή, τίποτα στον υπολογιστή σας δεν έχει ευρετήριο, και εξαρτάται εντελώς από εσάς να αποφασίσετε τι θα δημιουργηθεί ευρετήριο. Αυτό είναι σε αντίθεση με άλλα λογισμικά αναζήτησης που από την αρχή σπαταλούν ενόρμο χρόνο και δύναμη υπολογιστή για να δημιουργήσουν ευρετήριο βασικά για όλα, επειδή δεν σας εμπιστεύονται να αποφασίσετε μόνοι σας. Χωρίς να αναφέρουμε τις επιπτώσεις στην ιδιωτικότητα αυτής της προσέγγισης “δημιούργησε ευρετήριο για όλα”…
Δημιουργία ευρετηρίου έναντι ενημέρωσης ευρετηρίου: Τέλος αλλά εξίσου σημαντικό, η δημιουργία ευρετηρίου για έναν συγκεκριμένο φάκελο συνήθως είναι χρονοβόρα μόνο την πρώτη φορά, αν καθόλου. Στη συνέχεια, κάθε φορά που εκτελείτε μια λεγόμενη ενημέρωση ευρετηρίου, το πρόγραμμα θα είναι αρκετά έξυπνο ώστε να δημιουργήσει ευρετήριο μόνο για νέα και τροποποιημένα αρχεία, παραλείποντας όλα τα υπόλοιπα. Στην πράξη, συνήθως μόνο ένας σχετικά μικρός αριθμός αρχείων θα έχει προστεθεί ή τροποποιηθεί, οπότε μια ενημέρωση ευρετηρίου συνήθως παίρνει λίγο χρόνο.
Δημιουργία Ευρετηρίων
Το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τον διάλογο κατασκευής ευρετηρίου του DocFetcher Pro. Αυτός είναι ο διάλογος διαμόρφωσης που βλέπετε όταν δημιουργείτε ένα νέο ευρετήριο. Αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά:
- Προσαρμόσιμες επεκτάσεις απλού κειμένου και zip: Οι επεκτάσεις αρχείων με τις οποίες το πρόγραμμα αναγνωρίζει αρχεία απλού κειμένου και αρχεία zip μπορούν να προσαρμοστούν. Η προσαρμογή επεκτάσεων αρχείων απλού κειμένου είναι χρήσιμη όταν ασχολείστε με πηγαίο κώδικα.
- Κανόνες συμπερίληψης και αποκλεισμού: Μπορείτε να ορίσετε κανόνες για να συμπεριλάβετε ή να αποκλείσετε συγκεκριμένα αρχεία βασισμένα σε χαρακτήρες υποκατάστασης ή σε αντιστοίχιση κανονικών εκφράσεων. Αυτός ο πίνακας υπάρχει και στο DocFetcher, αλλά οι χαρακτήρες υποκατάστασης και ο κανόνας συμπερίληψης είναι διαθέσιμα μόνο στο DocFetcher Pro και DocFetcher Server. Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Available in DocFetcher Server
- Αυτόματη ενημέρωση ευρετηρίων: Αν το κουτί “Αυτόματη ενημέρωση ευρετηρίου” είναι επιλεγμένο, το πρόγραμμα θα παρακολουθεί τον φάκελο που έχει ευρετήριο για αλλαγές στα αρχεία και θα ενημερώνει το ευρετήριο αυτόματα όταν εντοπιστεί μια αλλαγή.
- Ουρά κατασκευής ευρετηρίου: Πολλαπλές εργασίες κατασκευής ευρετηρίου μπορούν να μπουν σε ουρά, με κάθε εργασία σε ξεχωριστή καρτέλα.
- Αποθήκευση και φόρτωση ρυθμίσεων κατασκευής ευρετηρίου: Αυτό το κουμπί “βάζο” ανοίγει ένα μενού για την αποθήκευση και τη φόρτωση ρυθμίσεων κατασκευής ευρετηρίου. Αυτό είναι χρήσιμο αν χρειάζεται να ορίσετε πολλούς κανόνες συμπερίληψης και αποκλεισμού. Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Not available in DocFetcher Server
Υποστηριζόμενες Μορφές Εγγράφων
- AbiWord (abw, abw.gz, zabw)
- EPUB (epub)
- FictionBook (fb2, fbz, fb2.zip) Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Available in DocFetcher Server
- FLAC metadata (flac)
- HTML (html, xhtml, …)
- JPEG Exif metadata (jpg, jpeg)
- MP3 metadata (mp3)
- Microsoft Compiled HTML Help (chm)
- Microsoft Office pre-2007 (doc, xls, ppt, …)
- Microsoft Office 2007 and newer (docx, xlsx, pptx, …)
- Microsoft Outlook OST (ost) * Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Available in DocFetcher Server
- Microsoft Outlook PST (pst) *
- Microsoft Visio (vsd, vss, vst, vsw)
- Mobipocket (mobi) — support is currently experimental Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Available in DocFetcher Server
- OpenDocument (odt, ods, odg, odp, …)
- Portable Document Format (pdf)
- Plain Text (customizable extensions)
- Rich Text Format (rtf)
- Scalable Vector Graphics (svg)
Για οποιαδήποτε μορφή αρχείου δεν συμπεριλαμβάνεται στην παραπάνω λίστα, τουλάχιστον το όνομα του αρχείου μπορεί να δημιουργηθεί ευρετήριο. Επίσης, οποιαδήποτε μορφή αρχείου αναγνωρίζεται από μια συγκεκριμένη επέκταση αρχείου μπορεί να δημιουργηθεί ευρετήριο υποχρεωτικά ως απλό κείμενο, καθώς οι επεκτάσεις αρχείων απλού κειμένου είναι προσαρμόσιμες.
* Περιορισμοί υποστήριξης αρχείων PST και OST
Καμία προεπισκόπηση email: Για τεχνικούς λόγους, ούτε το DocFetcher ούτε το DocFetcher Pro ούτε το DocFetcher Server μπορούν να ανοίξουν emails στα αποτελέσματα αναζήτησης με το Outlook. Τα emails μπορούν να εμφανιστούν μόνο στο παράθυρο προεπισκόπησης μόνο κειμένου του προγράμματος. Η δυνατότητα ανοίγματος emails στο Outlook μπορεί να προστεθεί σε μια μελλοντική κύρια έκδοση του DocFetcher Pro (v2.0 ή μεταγενέστερα). Δεν μπορεί να υλοποιηθεί στο DocFetcher Server επειδή η ινστάνσ Outlook του χρήστη και το αρχείο PST ή OST που περιέχει το email βρίσκονται πενθητικά σε διαφορετικούς υπολογιστές.
Προτιμήστε τα PST έναντι των OST: Ενώ το DocFetcher Pro και το DocFetcher Server μπορούν να διαβάσουν αρχεία OST σε κάποιο βαθμό, προσοχή γιατί τα αρχεία OST είναι στην πραγματικότητα απλώς αρχεία προσωρινής μνήμης όπου το Outlook αποθηκεύει προσωρινά κάποιο μέρος των δεδομένων από έναν διαδικτυακό λογαριασμό για εκτός σύνδεσης χρήση. Επομένως, αν δημιουργήσετε ευρετήριο για αρχεία OST, θα διαπιστώσετε ότι πολλά emails και συνημμένα email που θα αναμένατε να δείτε απλώς δεν είναι εκεί. Τα αρχεία PST είναι αυτό που χρησιμοποιεί το Outlook για πλήρη, μακροπρόθεσμη αποθήκευση emails, οπότε πάντα προτιμήστε τη δημιουργία ευρετηρίου για αρχεία PST έναντι της δημιουργίας ευρετηρίου για αρχεία OST όπου είναι δυνατόν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία PST και OST, και οδηγίες για το πώς να εξάγετε σε αρχεία PST, δείτε αυτή τη σελίδα από τη Microsoft.
Μεγάλα αρχεία PST και OST: Για να δημιουργηθεί ευρετήριο για ένα αρχείο PST ή OST, η εφαρμογή πρέπει να φορτώσει ολόκληρο το αρχείο στη RAM. Επομένως, η δημιουργία ευρετηρίου για αρχεία PST ή OST που είναι μεγαλύτερα από την διαθέσιμη ποσότητα RAM (π.χ., αρχείο PST 30 GB έναντι 16 GB RAM) δεν υποστηρίζεται, και απόπειρες να το κάνετε θα καταρρεύσουν την εφαρμογή. Για να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα, μπορείτε είτε να αποκλείσετε το μεγάλο αρχείο PST ή OST από τη δημιουργία ευρετηρίου, ή να αναβαθμίσετε τη RAM σας. Σε περίπτωση αναβάθμισης RAM, σημειώστε ότι η συνολική ποσότητα RAM που χρειάζεται είναι μεγαλύτερη από το αρχείο PST ή OST, εξαιτίας του γεγονότος ότι το λειτουργικό σύστημα και άλλες διαδικασίες καταλαμβάνουν κάποιο μέρος αυτής της RAM.
Αποποίηση ευθυνών σχετικά με τη δημιουργία ευρετηρίου με βάση τη βέλτιστη προσπάθεια
Όπως σχεδόν όλα τα λογισμικά αναζήτησης, το DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server υποστηρίζουν τις διάφορες μορφές αρχείων που αναφέρονται παραπάνω με βάση τη βέλτιστη προσπάθεια. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι αν προσπαθήσετε να δημιουργήσετε ευρετήριο για 10.000 αρχεία, τότε το λογισμικό μπορεί να δημιουργήσει επιτυχώς ευρετήριο μόνο για 9.500 αρχεία (δηλ., 95%), ενώ θα αποτύχει στα υπόλοιπα 500 αρχεία. Φυσικά το πραγματικό ποσοστό επιτυχίας εξαρτάται από το σύνολο δεδομένων σας.
Επιπλέον, ακόμη και αν ένα συγκεκριμένο αρχείο δημιουργηθεί επιτυχώς ευρετήριο, το λογισμικό μπορεί να αποτύχει να εξαγάγει κάποιο κείμενο από αυτό, ειδικά όταν ασχολείται με παλιές μορφές αρχείων όπως “doc” ή “xls”. Για παράδειγμα, μπορεί να αποτύχει να εξαγάγει κάποια σχόλια κελιών ή μεταδεδομένα από αρχαία αρχεία Excel.
Σε κάθε περίπτωση, το DocFetcher Pro και το DocFetcher Server θα κάνουν πιθανότατα καλύτερη δουλειά στη δημιουργία ευρετηρίου αρχείων από το παλαιότερο DocFetcher.
Αν παρατηρήσετε ένα ιδιαίτερα υψηλό ποσοστό αποτυχίας κατά τη δημιουργία ευρετηρίου, οπωσδήποτε αναφέρετε το ζήτημα, με κάποια δοκιμαστικά αρχεία συνημμένα. Ωστόσο, δεν υπάρχει εγγύηση ότι το ζήτημα μπορεί να επιλυθεί.
Υποστηριζόμενες Μορφές Αρχείων
- Αρχεία 7z (7z), έως την έκδοση v0.3 της μορφής 7z
- Αρχεία 7z (7z), έως την έκδοση v0.4 της μορφής 7z (από το 7-Zip 9.34, από 2014-11-23) Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Available in DocFetcher Server
- Αρχεία Rar (rar) — η μορφή RAR 5.0 δεν υποστηρίζεται
- Αρχεία Tar και Tar.*:
- tar, tar.gz, tgz, tar.bz2, tb2, tbz
- tbz2, tar.lzma, tlz, tar.xz, txz, tar.z, tz Free Not available in the free DocFetcher Pro Available in DocFetcher Pro Server Available in DocFetcher Server
- Αρχεία Zip (προσαρμόσιμες επεκτάσεις)
Άλλα Αξιοσημείωτα Χαρακτηριστικά
Πολλαπλές πλατφόρμες: Το DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server μπορούν να τρέξουν σε Windows, Linux και macOS. Επιπλέον, το DocFetcher Server μπορεί να προσπελαστεί από οποιονδήποτε επιτραπέζιο υπολογιστή με ενημερωμένη έκδοση του Chrome, Firefox, Safari ή Edge εγκατεστημένη.
Φορητή έκδοση: Τα πακέτα DocFetcher Pro για Windows, Linux και macOS έρχονται και στις δύο εκδόσεις, φορητή και μη φορητή. Η φορητή έκδοση είναι χρήσιμη καθώς σας επιτρέπει να συσκευάσετε το φορητό DocFetcher Pro, τα ευρετήριά του και τα αρχεία που έχουν ευρετήριο, για χρήση με διάφορους τρόπους:
- Μπορείτε να μεταφέρετε αυτό το πακέτο σε μια μονάδα USB.
- Μπορείτε να το αρχειοθετήσετε σε κάποιο μέσο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
- Μπορείτε να το βάλετε σε κρυπτογραφημένο τόμο.
- Μπορείτε να το βάλετε σε μονάδα cloud και να το συγχρονίσετε μεταξύ υπολογιστών.
Παρακαλώ σημειώστε ότι η αναδιανομή τέτοιων φορητών πακέτων σε άλλους χρήστες δεν επιτρέπεται με το DocFetcher Pro, καθώς κάθε αγορασμένο αντίτυπο είναι συνδεδεμένο με έναν μόνο χρήστη. (Κάθε χρήστης που παραλαμβάνει θα έπρεπε να αγοράσει το δικό του αντίτυπο.) Η αναδιανομή επιτρέπεται με το ανοικτού κώδικα DocFetcher, ωστόσο.
Υποστήριξη Unicode: Το DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server έρχονται με ισχυρή υποστήριξη Unicode για όλες τις κύριες μορφές, συμπεριλαμβανομένων Microsoft Office, OpenDocument, PDF, HTML, RTF και αρχεία απλού κειμένου.
Δημιουργία ευρετηρίου δικτυακών μονάδων: Το DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server μπορούν να δημιουργήσουν ευρετήριο δικτυακών μονάδων καθώς και μονάδων cloud. Γενικότερα, αν μια δομή δεδομένων μπορεί να προσαρτηθεί ως κάτι που μοιάζει με σύστημα αρχείων στο λειτουργικό σύστημα, τότε και τα τρία προγράμματα μπορούν να δημιουργήσουν ευρετήριο για αυτό.
Ανίχνευση ζευγών HTML: Κατά τη δημιουργία ευρετηρίου, το DocFetcher, DocFetcher Pro και DocFetcher Server ανιχνεύουν ζεύγη αρχείων HTML (π.χ., ένα αρχείο με όνομα παράδειγμα.html και έναν φάκελο με όνομα παράδειγμα_files), και αντιμετωπίζουν κάθε ζεύγος ως ένα μόνο έγγραφο. Αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να φαίνεται αρκετά άχρηστο στην αρχή, αλλά αποδείχθηκε ότι αυξάνει δραματικά την ποιότητα των αποτελεσμάτων αναζήτησης όταν ασχολείστε με αρχεία HTML, επειδή όλη η «αταξία» μέσα στους φακέλους HTML εξαφανίζεται από τα αποτελέσματα.